La misma guía de matrícula existe en dieciocho cursos, con tres versiones distintas y ninguna vigente. Somos el Moodle Certified Partner del Perú y así ordenamos el contenido institucional.
El problema del archivo duplicado
En Moodle cada archivo pertenece al contexto donde se subió. Sin una decisión institucional, el mismo documento termina cargado curso por curso, y corregir un dato obliga a repetir el cambio en cada copia.
Tipos de repositorio
Moodle habilita varios orígenes de archivo: subida directa, archivos privados del usuario, archivos del curso, archivos recientes, contenido embebido y servicios externos. Cada uno se activa o desactiva a nivel de sitio.
Dejar activos todos confunde al docente. Conviene habilitar dos o tres y documentar cuándo se usa cada uno.
Banco de contenido
El banco de contenido guarda piezas reutilizables, sobre todo interactivas. Un contenido a nivel de sitio se referencia desde muchos cursos y una corrección alcanza a todos. Es la respuesta más directa al problema de la duplicación.
Archivos privados y del curso
Los archivos privados son el borrador personal de cada usuario. No son repositorio institucional: cuando esa persona deja la organización, su contenido se vuelve difícil de recuperar. El material oficial debe vivir en el curso o en el banco.
Nomenclatura y metadatos
Un nombre de archivo útil dice qué es, a qué programa pertenece y de qué versión se trata. Eso vale más que cualquier función de la plataforma, porque es lo que se ve en el listado.
Licencias y derechos
Moodle permite asignar licencia por archivo. Definir el catálogo permitido y exigirlo en la carga evita publicar material del que la institución no tiene derechos, un riesgo real en programas que se comercializan.
Control de versiones
Moodle no es un gestor documental. El control de versiones se logra con disciplina: un archivo maestro, un responsable, una fecha de revisión y el retiro efectivo de la versión anterior.
Peso, respaldos y cuotas
Los archivos pesados se arrastran a cada respaldo y a cada restauración. Los videos deben alojarse en el servicio de video institucional y referenciarse. Las cuotas por curso y por usuario ayudan a que nadie suba una carpeta completa por error. Revisa nuestra guía de respaldos y recuperación.
Servicios externos
Conectar un almacenamiento externo es cómodo, pero crea una dependencia. Antes de habilitarlo conviene responder qué pasa con el material si esa cuenta se cierra o si la persona que la administra se va.
Quién gobierna el contenido
Necesitas un responsable por programa que apruebe qué entra al repositorio común, y una revisión anual que retire lo vencido. Sin eso, el repositorio se convierte en otra carpeta llena.
Quién decide qué entra al repositorio
Un repositorio institucional sin reglas termina siendo una carpeta compartida más. Conviene definir tres cosas por escrito: quién puede publicar, qué revisión pasa un material antes de quedar disponible y cada cuánto se revisa su vigencia. Con responsables nombrados por área, el repositorio se mantiene; sin ellos, en un año conviven cinco versiones del mismo documento y nadie sabe cuál rige.
Metadatos y búsqueda útil
Que un material exista no sirve si nadie lo encuentra. Un conjunto mínimo de datos por recurso —área, curso o programa, nivel, autor responsable, fecha de última revisión y licencia de uso— hace posible buscar y también depurar. La licencia es especialmente importante cuando se reutiliza material de terceros: deja claro qué se puede compartir fuera de la institución y qué no.
Cuándo no centralizar
No todo material debe entrar. Los borradores de trabajo, los archivos de un solo uso y las evidencias de estudiantes tienen otro destino: el curso, la carpeta del equipo o el portafolio. Centralizar todo aumenta el volumen, encarece el almacenamiento y hace más difícil distinguir lo que sí es material institucional vigente.
Quién aprueba lo que entra al repositorio
Un repositorio sin curaduría se llena de versiones viejas y termina siendo menos confiable que el correo. Define desde el inicio dos figuras: quien propone material y quien lo aprueba para uso institucional. La aprobación no tiene que ser lenta; basta una revisión de cinco puntos (autoría clara, licencia declarada, formato accesible, vigencia y a qué curso sirve) y un campo de fecha de próxima revisión.
Metadatos mínimos para poder encontrar algo
La búsqueda solo funciona si el material se cargó con datos consistentes. Con cinco campos alcanza: área o facultad, tipo de recurso, nivel, idioma y fecha de vigencia. Más campos suenan completos pero nadie los llena. Acuerda un vocabulario cerrado para cada campo, con lista desplegable y no texto libre, porque "matemática", "matemáticas" y "MATE I" dejan de ser el mismo filtro.
Ciclo de vida: archivar también es mantener
Todo recurso debería tener fecha de caducidad. Al llegar, alguien decide: se actualiza, se reemplaza o se archiva. Los archivados no se borran, se mueven a una categoría oculta con su motivo anotado, porque a veces hay que demostrar qué se enseñaba en determinado periodo. Una revisión semestral de lo que caduca evita la limpieza masiva que nunca llega.