El calendario es la pieza que más reclamos evita y la que menos se administra. Somos el Moodle Certified Partner del Perú y esta guía explica cómo ordenarlo a escala institucional.
Los cinco niveles de evento
Sitio, categoría, curso, grupo y usuario. Un evento de sitio lo ve toda la comunidad; uno de categoría, solo una facultad o escuela; uno de curso, sus matriculados; uno de grupo, una sección; uno de usuario, solo esa persona.
Usar el nivel correcto evita el ruido. El calendario académico va en sitio o categoría, nunca copiado en cada curso.
Quién puede crear cada uno
Los eventos de sitio y categoría dependen de permisos administrativos; los de curso y grupo, del rol docente. Conviene revisar esos permisos al inicio, porque un rol demasiado amplio llena el calendario de todos con avisos de un solo curso.
Fechas que se generan solas
Tareas, cuestionarios, foros con vencimiento, talleres y actividades con finalización generan sus propios eventos. Si la fecha cambia en la actividad, el evento se actualiza. Esto cubre la mayor parte del calendario sin trabajo manual.
Zona horaria
El sitio define una zona por defecto y cada usuario puede cambiar la suya. Con participantes en varios países, la fecha de cierre que ve cada persona puede diferir. La práctica sana es fijar la zona del sitio y escribir la hora con su referencia horaria en las instrucciones.
Suscribir un calendario externo
Moodle puede suscribirse a un archivo de calendario publicado por otra área y mostrarlo dentro de la plataforma. Sirve para que el calendario académico oficial se mantenga en un solo lugar y se refleje aquí.
Exportar al calendario personal
Cada usuario puede exportar sus eventos y suscribirlos desde su teléfono o su correo institucional. Es la función que más agradece el estudiante y la que menos se comunica.
Recordatorios y notificaciones
El calendario no reemplaza a los avisos. Las notificaciones dependen de la configuración de cada actividad y de las preferencias del usuario. Revisa nuestra guía de notificaciones y entrega de correo para que los avisos realmente lleguen.
Línea de tiempo del estudiante
El tablero muestra una línea de tiempo con lo que vence pronto. Funciona bien solo si los docentes fijan fechas en las actividades; en cursos sin fechas, el estudiante ve un tablero vacío y deja de usarlo.
Gobierno de las fechas
Alguien debe ser responsable del calendario institucional: qué se publica como evento de sitio, con cuánta anticipación y quién aprueba. Sin ese acuerdo, cada área publica lo suyo y el calendario deja de ser confiable.
Errores frecuentes
Feriados publicados curso por curso. Eventos de sitio usados para avisos de una sola escuela. Fechas de entrega a medianoche exacta sin margen. Cambios de fecha sin aviso por foro. Cursos sin ninguna fecha, que dejan al estudiante sin referencias.
Las capas del calendario
Conviene distinguir cuatro niveles: fechas institucionales (inicio de clases, feriados, matrícula), fechas de la unidad académica, fechas del curso y eventos personales. Cuando todo se carga al mismo nivel, el estudiante ve un calendario saturado y deja de mirarlo. Separar las capas permite además que cada área cargue lo suyo sin pisar el calendario general.
Cargar la fecha una sola vez
Las fechas de entregas y evaluaciones no deberían escribirse en el calendario a mano: al configurarlas en la actividad aparecen solas y se mueven si el docente las cambia. Escribirlas dos veces garantiza que tarde o temprano no coincidan, y el reclamo del estudiante siempre se apoya en la versión que le conviene.
Llevar el calendario fuera del campus
Suscribir el calendario del curso desde el celular o desde el correo institucional hace que las fechas lleguen a donde el estudiante ya mira. Conviene explicar cómo hacerlo en la primera semana y verificar que la suscripción respete permisos: solo debe mostrar los cursos en los que la persona está matriculada.
Una sola fuente para las fechas académicas
Cuando el calendario del campus, el del sistema académico y el del correo institucional dicen cosas distintas, gana el rumor. Define cuál es la fuente oficial de cada tipo de fecha: el sistema académico manda en matrícula y cierre de actas, el calendario de Moodle manda en entregas y exámenes del curso. Publica esa regla; es más barata que sincronizar todo y evita contradicciones visibles.
Eventos de sitio, de curso y personales
Un evento de sitio lo ve todo el campus y por eso debe usarse poco: feriados, cierre de matrícula, mantenimiento anunciado. Los eventos de curso los crea el docente y son los que la mayoría mira. Los personales los arma cada estudiante. Si todo se publica como evento de sitio, el calendario se vuelve ruido y la gente lo deja de abrir.
Recordatorios que sí se leen
El recordatorio útil llega con tiempo para actuar, no una hora antes. Para entregas, dos avisos bastan: uno tres días antes y otro el mismo día. Revisa que las notificaciones lleguen al correo institucional y no solo dentro de la plataforma, y deja que cada persona ajuste la frecuencia; quien recibe demasiados avisos termina silenciándolos todos.