Contratar mal un proyecto Moodle no se nota al firmar: se nota en la primera migración incompleta, en el primer examen caído o cuando pides tus datos y nadie los entrega. Este es el checklist de términos de referencia que recomendamos a instituciones peruanas, escrito desde nuestro lado como Moodle Certified Partner del Perú.
Qué definir antes de escribir el RFP
Antes de redactar términos de referencia hay que fijar cuatro datos internos: número de usuarios registrados y concurrentes en pico, sistemas con los que Moodle debe integrarse, fecha límite real de puesta en marcha y quién dentro de la institución será la contraparte con decisión. Sin eso, las propuestas no son comparables.
El error clásico es pedir cotización por una plataforma sin decir la concurrencia esperada. Los proveedores dimensionan distinto, los precios varían por razones invisibles y la evaluación se vuelve una comparación de peras y manzanas.
Verificar la credencial del partner
Un Moodle Certified Partner es una empresa auditada y reconocida por Moodle HQ, que aporta parte de sus ingresos al desarrollo del proyecto y debe mantener la certificación año a año. La verificación es directa: buscar al proveedor en el directorio oficial de partners por país.
Qué garantiza y qué no está explicado en qué es un Moodle Certified Partner y por qué importa en Perú. En el expediente conviene pedir el certificado vigente del año en curso, no una captura antigua.
Alcance: qué debe estar por escrito
El alcance debe ser verificable línea por línea. Si una actividad no se puede comprobar con un entregable, no está contratada. Estos son los bloques mínimos que pedimos que aparezcan en un RFP de Moodle.
- Infraestructura: hosting, región de datos, disponibilidad, monitoreo y respaldos con restauración probada.
- Migración: qué se migra exactamente (cursos, usuarios, calificaciones, archivos), qué no, y criterios de aceptación con muestras.
- Integraciones: nombradas una por una, con el sistema de origen y el método (LTI, SSO, servicios web).
- Configuración institucional: categorías, roles, matrículas, políticas de privacidad y tema visual.
- Capacitación: por rol, con horas, materiales y evidencias.
- Documentación y transferencia: manuales de administración y sesión de traspaso al equipo interno.
La lista completa de criterios de comparación entre proveedores está en cómo elegir un partner Moodle, y una plantilla lista para adaptar en nuestra plantilla de RFP.
SLA, soporte y continuidad
El acuerdo de servicio es la parte que más se copia y menos se define. Debe fijar canales, horario de atención, niveles de severidad, tiempo de respuesta y de solución por nivel, ruta de escalamiento con nombres o cargos, y reportes periódicos. Un SLA sin severidades es una declaración de intenciones.
Conviene además exigir cómo se manejan los picos previsibles: matrícula y exámenes. Un contrato que no menciona la temporada crítica del calendario académico deja fuera justamente el momento en que el servicio importa.
Propiedad de datos y cláusula de salida
Los datos son de la institución y el contrato debe decirlo. Tres cláusulas concretas: acceso administrativo permanente al sitio, entrega de respaldo completo en formato estándar cuando se solicite, y un procedimiento de salida con plazo y acompañamiento si la relación termina.
Esa última cláusula es la mejor prueba de confianza de un proveedor. Quien opera con estándares abiertos no tiene problema en firmarla; quien depende de retener tus datos, sí. También conviene alinear el tratamiento de datos personales con la normativa peruana antes de firmar.
Criterios de evaluación y ponderación
Evaluar solo por precio produce el resultado conocido: la propuesta más barata omite lo que no se pidió explícitamente. Una ponderación razonable reparte el puntaje entre credencial verificable, experiencia comparable, calidad del plan de migración, SLA ofrecido, capacitación y precio.
| Criterio | Qué evidencia pedir |
|---|---|
| Credencial | Certificado vigente y registro en el directorio oficial |
| Experiencia | Proyectos de escala y sector comparables, con referencias contactables |
| Plan de migración | Cronograma, criterios de aceptación y plan de retorno |
| Soporte | SLA con severidades, tiempos y reportes |
| Capacitación | Rutas por rol y materiales de muestra |
| Precio | Desglose por componente, no monto global |
Para tener una referencia de mercado antes de evaluar montos, revisa cuánto cuesta implementar Moodle en el Perú y precio de hosting y soporte. Otras dudas frecuentes de contratación están respondidas en nuestras preguntas frecuentes.
Cómo redactar el requerimiento
Un requerimiento claro ahorra meses. Debe describir el alcance en términos de resultado, no de tecnología: cuántos usuarios y cursos, qué modalidades, qué integraciones con sistemas existentes, qué reportes se necesitan y en qué fecha debe estar operativo. Luego, los criterios de evaluación con su peso: experiencia verificable, plan de trabajo, soporte, capacitación y precio.
Pedir demostraciones sobre un caso real de la institución, en lugar de presentaciones genéricas, diferencia rápidamente a los postores. Nuestras soluciones Moodle pueden servirte de referencia para armar ese alcance.
Transición desde el proveedor actual
Si ya tienes una plataforma operando, el cambio de proveedor merece su propio plan: inventario de lo que existe, entrega formal de accesos y respaldos, verificación de que la copia restaura, periodo de convivencia y una fecha de corte comunicada.
Conviene dejar establecido desde el contrato que los datos, los cursos y los accesos pertenecen a la institución y se entregan en formato estándar al terminar la relación. Esa cláusula evita quedar atrapado con un proveedor por razones que no son técnicas.
Los primeros 90 días con el partner
El inicio define la relación. Un arranque ordenado incluye una reunión de alineamiento con objetivos y responsables, un plan de trabajo con hitos, el canal y horario de soporte activos desde el primer día, la primera capacitación al equipo administrador y una revisión al cierre del tercer mes.
Si al día 90 no hay reportes, ni ruta de escalamiento, ni gente capacitada internamente, conviene corregir el rumbo antes de que el proyecto avance más. Así estructuramos el acompañamiento en nuestros planes de soporte Moodle, y para instituciones educativas lo adaptamos según el tipo de institución.
Preguntas frecuentes
¿Cómo verifico que un proveedor es Moodle Certified Partner?
En el directorio oficial de partners de Moodle, buscando por país. Si el proveedor no aparece ahí, no es partner certificado, aunque trabaje con Moodle. La verificación toma un minuto y evita malentendidos contractuales.
¿Qué debe incluir el alcance mínimo de un contrato Moodle?
Instalación o migración con criterios de aceptación, configuración institucional, integraciones nombradas una por una, capacitación por rol, documentación de administración y un acuerdo de soporte con severidades y tiempos de respuesta.
¿Conviene contratar hosting y servicios con el mismo proveedor?
Suele convenir, porque elimina la discusión sobre a quién le corresponde un incidente. Lo importante es que el contrato defina la responsabilidad completa de disponibilidad, respaldos y parches, con un solo punto de escalamiento.
¿Qué señales de alerta hay en una propuesta?
Alcance descrito en generalidades, integraciones sin nombrar, ausencia de plan de respaldo y restauración, promesas de disponibilidad sin definición de medición, y negativa a entregar acceso administrativo o exportación de datos.
¿La institución debe pedir el código y los datos al terminar?
Sí, y por escrito desde el inicio. El contrato debe fijar el formato y el plazo de entrega de la base de datos, los archivos del curso y la configuración, además de un periodo de acompañamiento durante la transición.